【リスティング運用者や営業向け】2019年版／仕事効率化テクニックとマインドセット

終電帰りが当たり前だった僕が、何千時間投資して辿り着いた極意と、効率化する方法

リスティング広告の運用者や営業は業務量が多く過酷です。

一方で、しっかりと業務知識を身に着けてレベルを高めれば他社への転職や独立でも使える「ポータブルスキル」を大いに高める事が出来ます。

 

本記事は

・リスティング広告やWEB広告の代理店で働いていて、毎日残業が多くて困っている。

・いつも自分が最後に会社の電気を消す。（つまり残業が多くて最後まで会社に残っている）

・土日も仕事をして、リフレッシュ出来ない。

という方の参考になれば幸いです。

 

また、本記事で紹介している社内のツールは会社によっては使用有無が分かれますので、自社ならどう使えるか？の目線で読んで頂けると幸いです。

 

また私自身は効率化を行う事で本業を9～18時で終了させて合間に副業を行い、現在独立を果たしております。

社内でも効率的な仕事を評価され、効率化スキルの共有勉強会も過去5回程実施しております。

 

前提：何故なぜ業務効率化が必要か（私個人の見解）

効率化＝自分自身のレベルアップに直結するから必要である。

効率的に何かを出来れば出来る程、自分の時間を自由に出来るので、人生が豊かになる。

と考えています。

まとめると下記図になります。

 

本考えを元に実際に効率化する為の方法を記載していきます。

 

そもそも仕事が終わらない理由は（自分を主観として）外部＋内部要因に別れる。

 

外部＝クライアントや社内の理由

内部＝自分のスキルや心構え

上記元に対策を知って適切な施策を打ちましょう。

 

【外部要因】

▼要因

・保有しているクライアント数が多い

・クライアント1社に対する工数が多い

・（代理店や事業者の場合）社内の調整や社内業務が多い

・無駄なMTGや会議が多い

 

▼対策

・上司への相談

・社内体制の変革

 

▼インパクトとメリデメ

・インパクト大きいが時間が掛かる。

・対人関係の調整が必要。

 

【内部要因】

 

▼要因

・効率化スキルが足りない

・効率化について知らないし正しい方法を知らない

・効率化しようという意識がない

 

▼対策

本やネット、人に聞いて勉強して実践を繰り返す。

 

▼インパクトとメリデメ

・個人スキルに依存するので、やればやるだけ効果が出る。

・転職や独立でも大いに役立つ。

・デメリットとしてクライアント数などの外部要因が強すぎる場合、学んでも物理的工数が強すぎる為に太刀打ちが出来ない。

 

本記事では自分で努力して対策しやすい「内部要因」に対して施策を紹介します。

 

 

【マインド】効率化されていくマインドセットをまずは持つ。

 

マインドや思いがあるから行動が起きます。まずは効率化に対して下記のマインドを備えて細かい方法を吸収していきます。

①一瞬の無駄を失くす事に本気になる。

1つの作業を1日10分効率化＝5日間で50分＝1ヶ月で200分（3時間20分）＝年間で2400分(40時間、約2日分)意識を持つ。

毎日一つで良いから効率化テクニックを覚えると、大きな財産となる。

事を肝に銘じる。千里の道も一歩から。

②成果を維持or向上させながら業務時間内に終わらせる事を念頭にタスクを組み、どうしたら18時に帰れるかを考え実行していく

無駄な仕事は無いか、効率化出来ないかを考え、日々の仕事を疑い情報のインプットを行う。

③効率化テクニックは自ら仕入れて実践しPDCAを回す。

仕入れれば仕入れる程仕事が早くなり、その分他の事に時間を多く使えるようになる。
　本、アプリ、WEBの記事、人に聞く…etc

 

各種類別に実践内容紹介

ここからはコミュニケーション、実践、メール術など細かく分類して紹介致します。

知らない部分や実践出来る部分をピックアップして活用下さいませ。

 

【普段の実務時】

・マルチタスク（資料作りながらメール返信するなど復数の事を同時進行）をしない
→1つのタスクをする時は、関係ない画面や資料を全て閉じておく。
　目の前のタスクに集中し、終わったら次のタスクに集中するようにすると結果的に早く終る。

・クローム使ってる時は復数のタブを開いたままにしない。
→タブ一個開く＝PCの動きが遅くなる

・一元管理にする
プライベートと会社でスケジュール帳を分ける、メモ帳を分ける、あの資料はローカル、この資料はGoogleドライブに分けるなどは二度手間＋漏れ発生リスクある為非推奨。
→「どこにあったっけ？」と一瞬でも悩む場合は失格

　私の場合
　メモ：エバーノートで全デバイス同期。どこでも見れる。
　タスク表：エクセル
　資料：Googleドライブで他PCでもスマホでもiPadでも見れるようにする。
　思考整理ノート：キャンパスのノート。200円をケチらずにガンガン使い倒す。（裏紙やポストイットは無くすからNG）
　スケジュール：Googleカレンダー。リマインドやアラーム、オンラインMTGの設定やTODOの管理まで拡張出来る最強のツール

・その場で出来る事はその場でする。タスクを持帰りしない。
→日程設定や一度開いたメールを後でもう一度開いて返信するなど。

・「マウスやタッチパッドを使う＝ショートカットキーが無いか？」と考える。　（大体の作業がキーボードで出来る）

 

【コミュニケーション】

・社内に電話する時は、相手のスケジュールを見て出れる状況かの確認
　（アポ中は商談の邪魔になるので電話しない。）

・社内はGoogleハングアウトなどのチャットを活用。
→関係者が復数いる場合は、チャットで部屋を作って一気に連絡

・人に話しかける前に頭の中で一度内容を整理して結論から話す。
大体話しかける内容は「相談、共有、質問」に集約されるので頭を整理
想定所要分数を伝える　（聞く側も忙しいので、その場で対処するのか否か判断させる為）
→目安10分以上掛かる内容は社内MTGを抑える

相談例：上司とA社のアポ前に想定ゴールをすり合わせて合意を取る
〇〇さん、お疲れ様です。A社のアポゴールのすり合わせ相談なのですが、今2～3分お時間よろしいでしょうか？

・1回のMTGは基本30分を1セットにする。

・社内MTGを抑える時は、内容がわかる件名にする＋「＠会議室名」でMTG場所も記載する
→メモにはアジェンダも記載。席に着いたら相手もこちらもアジェンダを把握しているとスムーズ
例：予定名：A社引継MTG＠201会議室　アジェンダ：スプレッドの引継シートを元に内容共有（スプレッドのリンクも貼り付ける）
→アジェンダを記載しないと、相手もMTG準備が出来ない。

 

【Gメール術編】

・ラベルとフォルダの分け方
「自分宛」のメールは絶対ラベルを作成
ラベルは最小限で管理→見る項目が増える為。
「自分宛て」のラベルは目に入らない所に置く→メールが来ていると気になって集中力を切られる為
※「label:0_自分宛 is:unread」を作ると、未読のメールを一気に抽出出来るので便利

・単語登録は必須。
自分のアドレスやクライアント名、よく使う「お疲れ様です。浜中です。」などは全て単語登録。
推奨はGoogleIME。データのCSV保存が出来るので、バックアップしておけばPCが壊れた時にすぐ他のPCで同じ環境を再現。（転職の時のデータ整理も楽です。）

・Gmailのショートカット機能をONにして使いこなす。
→右上の「設定」からONに出来る

※ショートカット例※
・shift A 全返信
・ctrl S 送信
・alt ←　1個前に戻る
・ctrl shift v そのまま貼り付け
・ctrl B 太字
・ctrl U アンダーバー

・返信定型文を有効にして、普段使う提携メール（日報や見積もりのメール等）を登録しておく

・送信取り消し機能で誤送信を防止

・MTG中や目の前の人と資料共有する際は「Googleドライブの共有リンクデータ送付」が最も早い。
　Gメール送付は目の前で1分程ライムラグが出る為NG

 

【EXCEL（エクセル）とPPT（パワーポイント）の効率化】

・エクセル＋PPT　自分だけのクイックアクセルツールバーを絶対に作成する
　クイックアクセスツールバーとはオリジナルショートカットキーを作れる神の機能。
↓設定方法リンク
https://raku2life.com/quickbar-setting/

・考えるのと資料を作るのは別々に分ける。最初に紙に下書き（骨子）を作成し、その後PPTを作る。
　PPTを作りながら考えるのはNG

・上司やメンバーとアウトプットのすり合わせを先に必ず行ってから作業に取り掛かる

・「ワンスライド・ワンメッセージ」で作成する

・PPTは大きい話から小さい話にストーリーを組むと相手に伝わりやすい

 

資料管理術

・「Googleドライブファイルストリーム」を使って、PCのフォルダとドライブを自動連携する。
Googleドライブのデータを「ローカルのフォルダ画面」管理するツールです。
↓入れる為のリンク
https://support.google.com/drive/answer/7329379

・フォルダ名は「日付orバージョン【クライアントや用途】内容」で統一すると新しいのがわかり楽
・デスクトップにデータを置かない。というかPCのローカルにデータを置かない。
　PC重くなるのと、PCが壊れたらデータが取れない。

ノート術

・メモはデジタルかアナログで統一
→デジタルならエバーノートかGoogleキープなど、「どのデバイスでもすぐに出せるクラウド型」にする。同期無しデジタルメモに活用の意味なし。
→アナログなら一つのノートに全てを集約させる。
　ポストイット（剥がれてどっかいくリスク）や裏紙（間違えて捨てる＋見返しがし辛い）は使わない。
　

デスク環境

・一瞬でも気が散るものは置かない。
　過去の資料や必要ない資料をデスクに放置するのはNG。
　一瞬でも「これはなんだっけ？」と思って思い返す瞬間を無くしていく

 

パソコン（PC）基本設定編

・Googleクロームのタブは4～5タブに収める。　（特にGoogleやFacebook、GAの管理画面はメモリを食うので使ったら消す。）

・PCの画面右下にメールやチャットの通知設定してる場合は全て切る。（集中力を削がれる為）

・タスクマネージャーを起動してメモリが今どれくらい圧迫しているかを把握し楽にする
　→デスクトップで右クリック→タスクマネージャー→メモリが70％超えているなら削除

時間管理術

・人間の構造的に、起きてから夜になって行く程集中力が落ちていく
→午前中はPC作業系を入れて、午後にアポやMTGを入れるのが人間の構造的には効率が良い。
→アポは夕方から埋めてく
→最も重要でクリエイティブな仕事は午前中に持ってくる

・徹夜はNG。タスクが終わってないなら早く寝て早く起きて仕事したほうが捗る。
※体感的に朝の1時間は夜の2時間に匹敵する。

タスク管理表

・GoogleのTODOリストか、EXCELでの管理が個人的オススメ。

・漏れなく、ダブりなく、消える事ないタスク管理スタイルを持つ

・1日のはじめにやるべきことリストアップ

・タスク表は一元管理

 

まとめ：千里の道も一歩から。一つ一つ効率化を積み重ねましょう。

小さな効率化術が積み重なって、大きな効果を生み出します。

どんどん学んでスピードアップをしていきましょう！